Plan de Negocios para PYME’s

Plan de Negocios para PYME’s

ÍNDICE

I.
Introducción

Este autoinstructivo corresponde al área de aprendizaje de instrumentos
Pymes.

Elaborar, ejecutar, evaluar planes, es una de las tareas esenciales de la
gestión empresarial. La empresa requiere en cada etapa de su desarrollo
diversas tareas referidas a los planes. En el módulo 1 se estudió lo relativo
al plan de mejoramiento, en el módulo 3 se trabajaron los planes estratégicos
de la empresa, el estudio del plan de negocios corresponde a otro tipo de plan.
A menudo suele haber confusión sobre el tipo de planificación que corresponde a
cada situación, por esa razón antes de entrar a tratar el plan de negocios se
hace necesaria una breve diferenciación entre estos tres tipos de planes:

II. Antecedentes. ¿Por qué razones es necesario tener un
plan de negocios?

1. El plan de negocios es un
   instrumento básico de dirección de la empresa, que establece:
• La dirección, la
  orientación concreta de la gestión de las operaciones, en un período
  dado, para alcanzar sus objetivos. Una empresa sin plan de negocios es
  como "un automóvil sin dirección".
• Un seguro para
  limitar los excesos del propietario PYMEs con su propia empresa y sus
  intereses. La mayoría de PYMEs son propiedad de una o pocas personas y la
  gestión suele ser personal más que de equipo. El plan ayuda a que la
  gestión no sea resultado de impulsos sin coordinación, facilita que pueda
  mantenerse un rumbo, que no impida aprovechar las oportunidades o incluso
  hacer atajos, pero manteniendo una ruta, dando estabilidad al proceso y a
  los actores que participan, haciendo ajustes del rumbo en forma
  permanente.
• Un mínimo de
  propaganda interna y búsqueda de compromiso con el accionar de la
  empresa. Si alguna actividad participativa entre trabajadores ejecutivos,
  medios y operadores directos es mínima, indispensable, es la elaboración
  o el aporte o cuando menos el acuerdo con el plan de negocios para
  ejecutarlo y optimizar los resultados.
• El plan de negocios
  permite trazar las operaciones, la organización de las personas, los
  recursos materiales y el conjunto de tareas que se llevarán a ejecución,
  así como la forma en que serán medidos los resultados. Es decir,
  compromete los tres aspectos esenciales de la gestión empresarial: Planear,
  ejecutar y evaluar operaciones.
• Una fuente de
  instrucciones, hacia fuera y hacia adentro de la empresa, que traduce
  claramente la idea del servicio o producto a colocar en el mercado y los
  resultados a obtener.
• En algunos casos,
  cuando está plenamente sistematizado, el plan de negocios se convierte en
  sí mismo, en un producto: por ejemplo, para actuar como franquicia, en
  tanto contiene el conjunto de las instrucciones para llevar adelante un
  negocio.
2. Un plan de negocios tiene
   una estructura básica, pero su diseño y ejecución depende de la
   complejidad del negocio, del nivel de inversión comprometida y del
   objetivo del período, ciclo de vida o características del entorno. El plan
   de negocios puede ser diseñado para cumplir propósitos generales o
   específicos:
• Mostrar la
  coherencia de las operaciones de una empresa. Es indispensable antes de
  poner en marcha una empresa, que el gerente guíe sus acciones por un plan
  de negocios. En una empresa en marcha es poner en ejecución una lista de
  chequeo a revisar cotidianamente.
• Presentar el plan de
  desarrollo anual de una empresa en funciones, que el equipo de gestión,
  con el gerente a la cabeza, consiga la aprobación del directorio o el
  dueño.
• Proponer la
  generación de una nueva empresa.
• Afrontar el
  desarrollo de un ciclo de vida de la empresa.
• Para orientar el
  paso de un ciclo de vida a otro.
• Para conseguir
  capital de los accionistas, nuevos inversores o prestadores de fondos.
• Para promover
  fusiones, adquisiciones.
• Para conseguir una
  licencia, franquicia, representación, corresponsalía o distribución
3. La viabilidad y el costo
   de un plan de negocios es un elemento clave para que la tarea se cumpla.
• Todos creen que lo
  necesitan, pocos saben como hacerlo y muchos creen que no lo pueden
  pagar. Diseñar un plan de negocios es una inversión y debe evaluarse y
  decidir "a priori" cuanto tiempo y dinero en horas persona en
  servicios internos y externos se va a invertir. Este es un punto crucial
  para que la empresa encare hacer o no el plan de negocios.
• El empresario puede
  abordar la elaboración de su plan de negocios comprendiendo el concepto,
  conociendo sus partes y resolviendo el asunto clave: seleccionar las
  variables que va a incorporar en su plan de negocios en función de sus
  objetivos, el tamaño de la empresa y la inversión de tiempo y la forma
  como organizará a su personal para que contribuya al mismo y que sea el
  primer grupo a comprar el plan. Un plan elaborado por un consultor y
  luego sometido a consulta no suele ser barato para las PYMEs y si además
  el consultor viene con una lista interminable de requisitos para
  cualquier tamaño y tipo de empresa se puede explicar la resistencia de
  los empresarios para trabajar en este asunto.
• Se
  recomienda el trabajo asociativo.
• Aunque muchas
  PYMEs pueden hacerlo solos, resulta más económico promover esfuerzos
  asociativos. Lo cual permite bajar costos, comparar resultados y tener
  contrapartes que lo van a ayudar a continuar el proceso. Muchas PYMEs
  han iniciado el trabajo y lo han abandonado porque siempre hay
  diferentes motivos para ello. El entrar a un proceso asociativo los
  obliga a impulsar un proceso que le permitirá conseguir apoyo para
  culminar la tarea.
• Se debe agrupar
  unas 12 empresas Pymes que pueden trabajar con un consultor para que
  éste les explique los aspectos conceptuales que sean necesarios y actúe
  como facilitador del proceso.
• Existen algunas
  condiciones que favorecen la asociatividad para esta tarea, por ejemplo
  pertenecer a una red de proveedor- cliente, potenciales consorcios o
  empresas en busca de la competitividad con disposición al intercambio de
  experiencias de aprendizaje.
• En una reunión se
  expone el marco conceptual y las tareas generales.
• Cada empresa,
  representada por sus tres principales ejecutivos (as) hace el trabajo de
  selección de variables a utilizar en su plan de negocios.
• Cualquier plan de
  negocios requiere cubrir los seis puntos que se mencionarán después en
  este documento. Es difícil establecer una tabla de proporción de la
  inversión en función de la escala empresarial, pero para poder hacer
  viable un plan de negocios con una menor escala empresarial lo que se
  debe hacer es reducir el escenario a cubrir y utilizar menos variables.
• Lo cual
  exige un ejercicio de selección de variables que se van a usar para
  elaborar el plan de negocios. Por ejemplo: en finanzas nos
  limitaremos en una pequeña empresa que vende US$ 60,000 al año a tener
  el balance general, el estado de resultados de los últimos tres años o
  si recién empieza la simulación de un balance a un año. No puede haber
  un plan de negocios por más puntual que sea que no vea dirección,
  mercado o producción o finanza, salvo que en una empresa en marcha se
  diga explícitamente que no hay cambios en un área determinada y
  simplemente se trata de ratificar el camino vigente.
• Con esta
  orientación en dos o tres sesiones plenarias con las 12 empresas se
  determina las variables sobre las que se va a actuar, lo cual disminuye
  el costo de la asesoría de entrada, En muchos países existen sistemas de
  bonos para las Pymes que permite disminuir los costos a las empresas.
4. Trabajo
   asociativo combinado con labores de cada equipo en su empresa y con su
   personal
• Con esas variables
  definidas, cada empresa recoge la información de los ejecutivos y todo
  el personal en talleres participativos, organizados con las indicaciones
  del consultor y técnicamente preparados para obtener el mayor aporte de
  su personal.
• De acuerdo al
  tamaño de la empresa puede hacerse en un solo taller el tratamiento de
  la parte de descripción del negocio y después se puede ejecutar la
  opción de separar al personal para tratar temas por grupo. Por ejemplo
  un grupo responde a preguntas de mercado, otro a producción, a
  dirección, a finanzas.
• Después se puede
  reunir nuevamente e informar del trabajo a la Plenaria de cada empresa.
• Un comité o equipo
  o un encargado puede redactar lo avanzado y desarrollar los puntos que
  quedan pendientes y regresar nuevamente a una o varias reuniones con
  todo el grupo o trabajo de comisiones.
• Con el borrador
  del plan de negocios elaborado en cada empresa se puede volver al espacio
  asociativo con las 12 empresas y realizar un taller de revisión de los
  resultados. Siempre hay temas para ajustes y el conocer otras
  experiencias permite mejorar los planes. Si existen resistencias a
  trabajar los planes en conjunto se puede usar la opción que el consultor
  pase revista al borrador de plan empresa por empresa.
5. Preparar un plan de
   negocios puede durar más o menos tiempo de acuerdo a la preparación de la
   empresa y el camino que se trace:
• En forma
  excepcional puede llevar dos semanas, si se tiene todos los informes de
  las partes del plan, debido a que las secciones correspondientes de la
  empresa los preparan en forma regular (encontrar este tipo de empresas
  PYMEs no es una situación corriente);
• dos o tres meses
  trabajando en talleres y por comités;
• más meses o un año
  para hacer un estudio de mercado con encuestas y entrevistas a una
  muestra;
• más de un año para
  empresas que van a realizar una considerable inversión de capital o
  complejidades, dependiendo de las ideas que deben ponerse a prueba, a la
  cantidad de variables que deben responder armónicamente para conseguir
  determinados resultados.
6. En una empresa muy
   bien organizada cada una de las informaciones que se requieren en un plan
   de negocios son producidas en forma regular.
7. Las razones por las cuales
   muchas empresas inician operaciones sin la planificación necesaria y
   terminan sucumbiendo⁽¹⁾ son de
   diversos ordenes:
• Vocación de
  productor de bienes y servicios antes que de empresario" A menudo el
  pequeño productor está inmerso en tareas directas de producir un bien o
  servicio y su tiempo total está ocupado en el día a día y no planifica. A
  la base subsiste la idea que no puede invertir tiempo y dinero en
  planificar, cuando lo que se trata es "de hacer". Cuando
  aparecen los problemas gastará mucho más recursos en tratar de resolver
  los problemas, en muchos casos simplemente el negocio cerrará. No se
  repara que ser empresario significa tomar decisiones correctas,
  ejecutarlas y evaluarlas para producir una situación que no existía
  antes, agrupar al personal para conseguir los resultados, actuar en forma
  sincronizada, correr algunos riesgos previamente calculados y lograr
  actuar en diversos escenarios.
• El empresario (a)
  conoce muchos temas relativos a su negocio, pero ello no está registrado,
  escrito en ninguna parte". No es motivo de análisis y utilización
  potencial sus fuerzas, motivaciones especiales o deseos o talento. Pese a
  constituir parte esencial de su autoestima, no es tomado como base. Las
  genuinas fuerzas emprendedoras del impulsor no bastan para sortear las
  dificultades del camino. Una pérdida brusca de liquidez, de mercado, de
  colaboradores, un retraso largo de pagos, cuando no un mal negocio o un
  mal cliente pueden llevar a la empresa a una situación de insolvencia.
  Recién en ese momento el empresario descubre que no puso en los justos
  términos de evaluación sus puntos fuertes. La primera razón de hacer un
  plan de negocios es reconocer esa inversión inicial o acumulada, en forma
  de intangible. Se requiere desarrollar un mínimo de detalle de las
  características de esa fuerza, de sus puntos de arranque y de sus límites,
  esa caracterización debe rematar en un plan inmediato de utilización de
  esas ventajas.
• Muchos empresarios
  creen que la única razón de elaborar un plan de negocio es convencer a
  prestamistas o a inversionistas potenciales que proporcionen aspectos
  financieros. No consideran este instrumento como una brújula para
  dirigir. Quizás la explicación reside en que muchas empresas se inician
  con sus propios fondos y al no estar obligados a requerir un compromiso
  de terceros no hacen un análisis de los fondos que necesitarán, si
  realmente necesitan socios, crédito y no desarrollan un mecanismo serio
  de conseguirlo. Muchos preparan un "plan de negocios" obligados
  por un prestador o colocador de fondos.
• Muchas empresas han
  revisado manuales de elaboración de plan de negocios demasiado ambiciosos
  o que corresponden a una empresa con mayor preparación o cantidad de
  personal. Lo cual les ha hecho desistir. O no se ha contado con una
  asesoría que les permita seleccionar los puntos más importantes.
• Otros piensan que un
  plan de negocios es únicamente para una empresa que empieza, un manual
  para arrancar las operaciones. No es así, en cada etapa del ciclo vital
  de una empresa éste es necesario y varía en cuanto a los objetivos a
  alcanzar. Y, en todos los casos es la concentración de la táctica de la
  empresa.

III. Las partes del plan de negocios

Las partes de un plan de negocios son las siguientes:

• Resumen
  ejecutivo
• Descripción
  del negocio
• Mercadeo.
  Estudio del mercado y estrategia y plan de Mercadeo
• Desarrollo y
  producción del bien o servicio
• Dirección y organización de la empresa.
• Finanzas.
  Recursos e inversiones a realizar. Plan financiero

3.1. Resumen ejecutivo

Como el prólogo de un libro, el resumen ejecutivo del plan de negocios
aparece primero en el texto pero se escribe al final, es una síntesis. Es el
primer esfuerzo de venta para uno o varios interlocutores. En este resumen es
necesario presentar el objetivo de este plan de negocios.

Ejemplo de resumen ejecutivo de Plan de negocios de una empresa que recién
se inicia: Liderar S.A.

3.2. Descripción del negocio

Es indispensable que la empresa en formación o la empresa funcionando haga
un análisis previo de sus motivaciones y talentos. En este documento se adjunta
como anexo 1 un ejercicio sobre motivaciones y talentos del grupo humano
promotor, que si bien es cierto no se incluirá totalmente en el plan de
negocios ayuda mucho a detectar la inversión "intangible" que se
aporta al negocio, teniendo este asunto claro es más viable explotar estas características
a lo largo de todo el plan.

Luego pase a realizar la indagación o investigación necesaria para responder
a las preguntas que aparecen en los formatos de los anexos 2, 3, 4, 5 y 6. En
cada caso resuelva primero las preguntas que pueda o tenga la información para
hacerlo y luego organice a las personas que pueden colaborar en el diseño del
plan de negocios. No todas las preguntas tienen necesariamente que ser
absueltas, dependiendo del plan que usted quiera realizar y los recursos con
los que cuenta.

3.3. Mercadeo 
(Ver
anexo 3)

3.4.
Desarrollo y producción del bien o servicio  (Ver
anexo 4)

3.5. Dirección
y organización de la empresa  (Ver
anexo 5)

3.6. Finanzas
(Ver
anexo 6)

IV. Elija un camino práctico de ajuste y presentación del
plan

Sus respuestas le ayudarán a crear un plan de negocio enfocado y bien
desarrollado que servirá como marco de ejecución.

Seleccione las tareas más importantes que deben ser atendidas en orden de
prioridad. Dentro del plan existirán tareas de corto, mediano y largo plazo.

Adicionalmente debe estar preparado para negociar el plan y tener probables
salidas y respuestas, lo que se denomina plan a, plan B, plan C. Es decir
variaciones que permitan expresar diferentes caminos que ya al discutir el plan
se han identificado como probables.

Una vez haya completado su plan de negocio, repáselo con su personal, con
amigos empresarios o profesionales o con un socio del negocio o si tiene un
centro de servicio PYMEs o un consultor, con experiencia y cercano, consúltelo.

Haga presentaciones de prueba, además que le permitirá recibir aportes, lo
obligará a "vender" el plan y de eso se trata, el plan es un
"producto" para hacer la empresa o relanzarla, aumentará su
confianza, podrá desechar radicalmente puntos que requieren más trabajo y se
concentrará en lo esencial.

El plan sufrirá modificaciones, se concretará más, las fallas serán
apreciadas y lo obligará a usted a presentar los temas con más claridad, con
argumentos sólidos.

Es probable que en estas reuniones últimas de ajuste antes de la
presentación se presenten opiniones o propuestas fundadas para variar alguno de
los planes centrales o de contingencia. Esté preparado y si eso sucede tendrá
que pasar esa prueba y es preferible hacerlo antes de "la fiesta de
presentación"

Una buena preparación no está reñida con la confidencialidad que el plan
requiera, debe hacerse una evaluación serena de los interlocutores con los que
se puede trabajar y en ningún caso debe tratarse los detalles específicos, que
distingue, hacen diferente las operaciones de la empresa con personas extrañas
o el personal que no le concierna directamente.

Cuando usted se sienta cómodo con su contenido y estructura, haga una cita
para repasar y discutir el plan con su banquero, con el directorio de la
empresa, con los accionistas potenciales que usted quiere interesar, con la
empresa de franquicias para la cual está concursando a integrar.

Es preferible que el plan sea expuesto por el líder del negocio, acompañado
de su equipo principal, la persona que va a "comprar" el plan
requiere conocer al equipo que hará realidad el plan. Este es un argumento muy
importante de definición. Un plan excelente dirigido por personas que no
convencen hacia fuera, difícilmente lo harán hacia dentro de la empresa, que es
el espacio donde se hacen los resultados.

El plan de negocio es un documento flexible que deberá cambiar al producirse
modificaciones en la demanda, la oferta, tecnología, novedades de los
proveedores en productos o servicios, nuevos mercados de industrias.

V.
Bibliografía

Anexo 1. Espacio motivacional del empresario (a)

El desarrollo que sigue a continuación no se presenta en el plan de
negocios, es un asunto de análisis interno, que permite evaluar si el o los
emprendedores del negocio a iniciarse o en cualquier otra etapa del ciclo de
vida de la empresa, tiene identificadas las razones de su presencia en el
mercado, de la agrupación de fuerzas internas y de opción de desarrollo están
claramente definidas. Muchas veces las dudas antes de iniciar o las preguntas
que se hacen los socios en cada etapa de desarrollo corresponden a
oportunidades o a problemas a ser encarados.

Motivaciones

Se trata de reconocer las motivaciones que se asemejan a las suyas o a
permitir diferenciar claramente la suya, desarrolle en unos párrafos los puntos
que le permiten reconocer cuál es el impulso que lo (s) lleva a desarrollar su
negocio.

Talentos

Anexo 2. Formato para describir el negocio

Anexo 3. Formato para trabajar el estudio del mercado

Estrategia y Plan de Mercadeo

Anexo 4. Desarrollo de la producción de un bien o
servicio

Anexo 5. Dirección y organización de la empresa

Anexo 6.
Finanzas

Recursos e inversiones a realizar

Plan financiero

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