Curso de Access–2003. TABLAS

Curso de Access–2003. TABLAS

TABLAS en ACCESS

Relaciones

En una base de datos relacional se ha de poder establecer relaciones entre las tablas. Por eso hay que tener presentes los elementos que lo hacen posible:

 

•  Claves

•  Claves Principales, simples o compuestas: Un campo (simple) o série de campos (compuesta) que sirven para identificar unívocamente un elemento de la tabla (de manera única). Por ejemplo, en una tabla que contenga datos de personas, el DNI es una clave principal.

•  Claves externas: un campo, o série de campos, que contienen valores correspondientes a las claves principales de otras tablas. Por ejemplo, en una base de vehículos, una tabla correspondiente a los titulares o propietarios, contendrá un campo DNI(clave externa) por el que se relaciona con la clave principal de personas, DNI.

•  Tablas

•  Tablas principales: Son las que representan agrupaciones de los elementos que intervienen en una BD: personas, poblaciones, profesores, etc… En estas agrupaciones interesa que no existan elementos repetidos. Ha de existir una única referencia a cada elemento de la tabla. Es necesario, pues, establecer un método para evitar duplicaciones de los elementos de la tabla: utilizar una clave principal.

•  Tablas auxiliares de relación: aquellas tablas que sirven para establecer relaciones entre otras tablas. En este caso, la tabla no almacena características de los elementos sino vínculos entre tablas. Estas tablas no tienen porque tener, necesariamente, un campo o campos que identifiquen a cada registro. Sólo contendrá claves externas que referencian a las claves principales de las tablas que se relacionan.

 

Hay que tener presente los tipos de relaciones, sólo se comentan, que pueden existir entre dos tablas:

 

•  1:1

•  1:N

•  N:N

 

 

Un pequeño resumen que nos puede servir para el diseño:

 

•  ¿Para que ha de servir la BD?

•  ¿Qué información contendrá?

•  ¿Cómo se usará la información?

•  ¿Cuáles tablas serán más necesarias?

•  ¿Qué estructura tendrá cada tabla, en función de su utilidad?

•  ¿Cuáles serán principales y cuales auxiliares?

•  ¿Cuáles son las claves principales y las externas de cada tabla?

•  ¿Qué tipo de relación existirá entre las tablas?

•  ¿Cuál será el diseño final?

•  Está previsto que pueda modificarse o rectificarse fácilmente el diseño?

 

 

Objetivos

•  Definir y establecer el conjunto de tablas de la BD

•  Decidir, para cada tabla, los campos que formarán parte de las claves principales o de las claves externas.

•  Analizar las relaciones que habrán entre tablas y estudiar la manera de realizarlas.

•  Analizar los tipos de relaciones entre dos tablas:

•  1:1

Un registro de una tabla sólo puede relacionarse con un registro de otra tabla.

•  1:N (N:1)

Un registro de una tabla se puede relacionar con N registros de otra tabla.

•  N:N

N registros de una tabla se pueden relacionar con N registros de otra tabla.

•  Visualizar el diseño de tablas

•  Analizar los resultados obtenidos y realizar los cambios que se consideren necesarios para una mejora en el uso de la BD.

 

Ayuda:

•  Clave principal

Las tablas tienen, como norma general, un campo, o una série de campos, que sirven para identificar de manera inequívoca cada uno de sus elementos y que, además, son necesarios para poder establecer las relaciones entre las tablas de la BD.

•  Clave externa

Para establecer relaiones entre las tablas, se necesita que las dos tengan un campo en común. Generalmente, esto se refleja en una tabla que dispone de clave principal y de una segunda que dispone de un campo, o campos, relacionados con la principal anterior. Estos campos que pertenecen a la segunda tabla forman una clave externa.

•  ¿Qué tipo de clave principal debo utilizar?

La clave principal de una tabla ha de estar formada por un campo, o una série de campos, que identifiquen unívocamente cada elemento de la tabla.

•  Definir relaciones entre tablas

Una vez se han definido las claves principales y las claves externas, hay que establecer las relaciones entre las tablas. De esta manera, cuando se haga el diseño de una consulta, las relaciones se mostrarán automáticamente.

•  Crear o modificar relaciones

•  Definir o ver relaciones

 

Apuntes:

•  es conveniente que las tablas tengan clave principal

•  Si una tabla tiene clave principal, no se permiten datos repetidos o nulos. Se evitan posibles errores.

•  Un diseño de tablas conveniente ayuda al establecimiento de relaciones entre tablas, a la estructura relacional de la BD y a la mejora de todos los elementos que la componen.

 

Prácticas:

 

Es necesario tener el archivo dades1.mdb en el directorio C:D50.

 

Práctica 1: Establecer las tablas principales y las auxiliares.

 

•  Abrid la BD dades1.mdb. Contiene cuatro tablas

•  Pulsad en la pestaña Tablas i miradlas:

•  CARACTERÍSTIQUES COMARQUES: es una tabla de comarcas. Hay características de cada una. Es una tabla principal. Es necesario definir una clave principal, que permitirá relacionarla con otras tablas y, además, evitar duplicaciones de los datos.

•  MUNICIPIS DE CATALUNYA I COMARCA A LA QUAL PERTANYEN: es una tabla que, en este caso, sirve para establecer relaciones entre la tabla MUNICIPIS y la comarca a la que pertenecen.

•  MUSEUS, tabla museos. Es también una tabla principal. Fijaros en que el campo NOM_MUSEU no es suficiente para identificar registros distintos. Será necesario definir una clave principal compuesta (más de un campo).

•  PROVÍNCIES: aunque es una tabla muy sencilla, podría ser una tabla principal. Por comodidad, sólo contiene en nombre y el código abreviado. Pero se podrían añadir campos, como su capital, renta por cápita, terreno urbanizado,……

•  Abrid cada tabla y analizad los campos que definen los registros de forma única.

 

Tabla principal

Alternar entre las vistas de una tabla

 

NOTA: podeis observar que la tabla MUSEUS de la BD dades1.mdb no contiene demasiados datos. Esto sólo es por motivo de las primeras prácticas. Ya se mandará la base dades.mdb.

 

Práctica 2: Establecer las claves principales y las claves externas de las tablas.

 

•  Cada una de las tablas comentadas tendrá una clave principal.

•  Abrid la tabla Característiques comarques y observad el orden de los datos del campo CODI_COMARCA. Pulsad, seguidamente, el icono para cambiar a modo Diseño.

•  Ahora que estais en modo Diseño, definid la clave principal: seleccionad la primera fila, correspondiente al campo CODI_COMARCA y pulsad el icono . Observad el cambio que aparece en la fila marcada.

•  Cerrad la tabla y abridla de nuevo. Fijaros en el orden en que aparecen los registros.

 

Establecer o cambiar la clave principal

 

Práctica 3: Establecer las claves de las tres tablas restantes en dades1.mdb

 

•  Seleccionad cada una de las tablas y estableced las claves principales. Tened en cuenta que, para una de ellas (MUSEUS), la clave principal es compuesta (dos campos), mientras que las demás es simple.

•  Visualizad cada tabla y observad el orden en que aparecen los registros.

 

¿Qué tipo de clave principal debo utilizar?

 

Práctica 4: Establecer las relaciones que habrán entre las tablas que componen la BD.

 

•  Pulsad, sin tener ninguna tabla abierta, en el icono para activar la ventana de Relaciones entre tablas. También podeis activarlo desde la opción Relaciones del menú Herramientas.

•  Escoged, en la ventana que os aparece, las cuatro tablas de la BD.

•  Estableced la relación que habrá entre Característiques comarques y Municipis de Catalunya i comarca a la qual pertanyen. Tened presente:

•  La tabla Característiques comarques tiene como clave principal el campo CODI_COMARCA.

•  La tabla Municipis de Catalunya i comarca a la qual pertanyen tiene el campo POBLACIÓ como clave principal, y el campo CODI_COMARCA es clave externa para establecer la relación con la anterior.

•  Por cada elemento de la tabla Característiques comarques pueden existir varios municipios. Por tanto la relación es del tipo 1:N.

•  La “Integridad Referencial” es un concepto por el que, en la tabla Municipis de Catalunya i comarca a la qual pertanyen , no es posible que exista una referencia equivocada a ninguna comarca. Cualesquiera valor que esté en el campo CODI_COMARCA de ésta tabla ha de ser uno de los valores que exista en el campo CODI_COMARCA de la tabla Característiques comarques . Este concepto evita errores en la BD.

•  Para establecer la relación entre ambas tablas, teneis que seleccionar con el ratón el campo CODI_COMARCA de la tabla Característiques comarques , sin dejar de pulsar el ratón, arrastradlo hasta el campo CODI_COMARCA(clave externa) de la tabla Municipis de Catalunya i comarca a la qual pertanyen. Observad la ventana de definición de relaciones. Activad el cuadro Exigir integridad referencial, mirad como se activan las dos casillas inferiores, marcad la primera y validad la relación.

Acerca de las relaciones de una BD

Definir relaciones entre tablas

Ver relaciones existentes

¿Qué es la integridad referencial?

¿Por qué debo utilizar actualizaciones o eliminaciones en cascada?

Utilizad esta ayuda directa en la ventana de definición de relaciones entre dos tablas.

Ejercicios :

Ejercicio 5: Establecer las relaciones entre las tablas de dades1.mdb

Fijaos en la imagen:

 

 

 

Ejercicio 6: Analizad los pares de tablas entre las que se necesita establecer una relación:

1:1

1:N

N:1

N:N

 

Por ejemplo:

Entre una tabla de paises del mundo y una de paises de UNICEF, se puede crear una relación 1:1. Este tipo se utiliza para elementos que se agrupan en función del ámbito en que se considere. En el ejemplo, la tabla paises puede contener datos de todos los paises del mundo sin excepciones, y la de paises de UNICEF sólo de aquéllos que pertenecen a dicha organización.

Entre una de paises y otra de provincias se podría establecer una relación de 1:N porque un país puede tener N provincias, mientras que una provincia sólo pertenecerá a un país.

Entre una tabla de paises y otra de mares y océanos, la relación podría ser N:N, pues un país puede estar bañado por varios mares y/o océanos o al revés, un océano y/o mar puede bañar varios paises. En este tipo de relaciones es necesario utilizar una tabla auxiliar.

Ejercicio 7: Vincular las tablas de la BD dades1.mdb a una BD de nueva creación que llamaremos Trabajo1.mdb (Se vió en la práctica 4 del tema anterior). Observad pues, como se pueden utilizar datos de otras BD.

 

•  Copiad el archivo treball.mdb, mediante el explorador de windows, en la carpeta c:D50Treball. Cambiadle el nombre a treball1.mdb. La copia es en previsión de no perder la información que borraremos un poco más abajo.

•  Abrid la base treball1.mdb (el archivo del párrafo anterior). Eliminad las tablas que contiene y vinculad las de dades1.mdb.

•  Comprovad que la vinculación ha sido correcta.

El proceso de vinculación de tablas es muy interesante cuando se comparten los datos. Todos los usuarios que comparten estos datos utilizan una BD con las tablas vinculadas de uso general que es la BD compartida.

Ejercicio 8: Añadid un campo a la tabla Característiques comarques que sea del tipo Sí/No, nombradlo LITORAL? Observad que al cambiar el modo de presentación de datos sólo se puede marcar la casilla de verificación, típico de los campos Sí/No. Poned valores a cada comarca. (jejejejeje….. hay planos ehhhh)

Nota: El valor Sí es equivalente al valor numérico –1. El valor No es equivalente al valor numérico 0.

Propiedad Formato(Format) – Tipos de datos Sí/No

cuestionario :

 

 

•  La clave principal de una tabla sirve para:

•  Establecer relaciones entre dos tablas

•  Evitar la duplicación de datos, ordenar los registros por esta clave principal y poder relacionar la tabla con otras que la usen como clave externa.

•  Sólo sirve para evitar registros duplicados.

•  Una clave principal se compone de:

•  Tres campos

•  Tres campos como mínimo

•  Uno, dos, tres, depende…

•  Una clave externa es:

•  Un campo, o série de campos, que son comunes a otra tabla que tiene los mismos como clave principal

•  Un campo común a otra tabla

•  Sólo existen claves principales

•  Si quereis establecer una clave principal de una tabla que contiene registros duplicados,

•  Acces lo detectará, nos advertirá y creará la clave

•  Acces lo detectará, no nos advertirá y creará la clave

•  Acces lo detectará, nos advertirá y no creará la clave.

•  Si teneis una tabla de Continentes y otra de Países y Continentes,

•  La relación será del tipo 1:N

•  La relación será del tipo N:1

•  La relación será del tipo 1:1

•  De los tres ejemplos que se describen, cual es el que puede tener una relación del tipo 1:1?

•  Una tabla de personas de una empresa y otra de las personas anteriores y sus fotos

•  Una tabla de personas de una empresa y otra de las tres empresas que hay en el polígono industrial

•  Una tabla de profesorado y otra de alumnos

•  La referencia integral sirve para:

•  Evitar duplicados

•  Evitar entradas de datos erróneos en una tabla relacionada con otra principal

•  Cada campo de una tabla tendrá una referencia

•  La actualización de registros Actualizar en cascada los campos relacionados, implica que,

•  Si en la tabla principal de una relación se cambia un dato de estos campos relacionados, se actualizarán todos los campos, de la tabla relacionada que corresponda.

•  Si se cambia un dato de una tabla secundaria de una relación, estos cambios se realizan, de forma automática, en la tabla principal

•  No implica nada porque son tan pocos los cambios que es mejor realizaro manualmente

•  Eliminar en cascada los campos relacionados, quiere decir?

•  Si se borra un valor de una clave principal de una tabla principal, se borran todos los registros de las tablas relacionadas con ella mediante una clave externa

•  Si se borra un valor de una clave principal de una tabla principal, se eliminan todos los registros de esta tabla que tengan los mismos valores de los campos

•  No quiere decir nada

•  Las relaciones 1:1, 1:N, N:1 son relaciones que se pueden definir en Acces. Si se quiere definir una relación N:N…

•  No se puede realizar

•  Es necesario tener dos tablas principales y otra auxiliar, que esté relacionada con cada una de ellas 1:N. El resultado es equivalente a tener una relación del tipo N:N

•  El proceso es el mismo que para los otros tipos de relaciones

 

 

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